Denpasar — Dinas Kelautan dan Perikanan (DKP) Provinsi Bali menghadirkan inovasi baru dalam proses administrasi keuangan bernama VOLI, singkatan dari Verif SPJ Online berbasis Google Drive. Inovasi ini hadir sebagai jawaban atas kebutuhan proses verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) yang lebih efisien, fleksibel, dan minim penggunaan kertas.
Selama ini, proses verifikasi SPJ umumnya mengharuskan dokumen fisik dicetak terlebih dahulu sebelum dapat diverifikasi oleh bagian keuangan. Pola ini kerap menyita waktu dan tenaga, terutama bagi pegawai maupun rekanan yang harus bolak-balik ke kantor Dinas hanya untuk keperluan verifikasi maupun perbaikan dokumen.
Melalui VOLI, seluruh proses verifikasi kini dilakukan cukup dengan mengunggah soft file SPJ ke folder Google Drive yang telah disediakan. Verifikator keuangan akan memeriksa dan memberikan catatan langsung pada dokumen tersebut secara daring. Dokumen fisik SPJ beserta kelengkapannya baru perlu diantarkan ke bagian keuangan setelah proses verifikasi dinyatakan selesai.
“Dengan memanfaatkan metode VOLI, tidak perlu lagi bolak-balik ke Dinas. Ini jelas menghemat waktu, tenaga, dan kertas,” demikian inti dari pesan yang disampaikan dalam materi sosialisasi inovasi ini.
Sepuluh Langkah Mudah Menggunakan VOLI
Sebagai panduan bagi pegawai dan rekanan, DKP Provinsi Bali turut menerbitkan Buku Panduan VOLI yang merangkum 10 langkah penggunaan, yaitu:
- Siapkan Dokumen — Dokumen SPJ disiapkan dalam format Microsoft Word atau PDF, dengan format Word yang lebih diutamakan.
- Buka Google Drive VOLI — Membuka laman Google Drive VOLI sesuai instruksi verifikator, lalu memilih folder Dinas atau UPTD yang bersangkutan.
- Pilih Folder Belanja — Memilih folder sesuai jenis belanja, yakni “Belanja LS” untuk belanja langsung atau “Belanja UP/GU” untuk belanja uang persediaan.
- Unggah Dokumen SPJ — Mengunggah dokumen SPJ ke folder yang sesuai. Jika SPJ terdiri dari beberapa berkas, dibuatkan subfolder dengan nama jenis belanja.
- Menunggu Hasil Verifikasi — Verifikator keuangan akan memeriksa dokumen dan memberikan catatan langsung di Google Drive.
- Cek Hasil Verifikasi — Hasil verifikasi dapat dilihat kembali dengan membuka file pada folder yang sama, lengkap dengan catatan dari verifikator.
- Perbaikan SPJ — Jika masih ditemukan kesalahan, dokumen diperbaiki sesuai arahan verifikator.
- Verifikasi Ulang — Langkah 4 sampai 6 diulang hingga dokumen dinyatakan tidak memerlukan perbaikan lagi.
- Cetak SPJ — Dokumen yang telah selesai diverifikasi kemudian dicetak, lengkap dengan kelengkapan pendukung seperti PO dan faktur pajak.
- Antarkan SPJ Fisik — Dokumen fisik beserta kelengkapannya diantarkan ke sub-bagian keuangan DKP untuk menyelesaikan proses.
Manfaat bagi Efisiensi Kerja
Inovasi VOLI diharapkan dapat memangkas waktu proses verifikasi yang sebelumnya kerap terkendala jarak dan mobilitas fisik dokumen. Dengan sistem ini, pegawai maupun rekanan dapat memantau status verifikasi kapan saja dan di mana saja, sekaligus mengurangi ketergantungan pada dokumen cetak selama proses berlangsung.
Langkah ini menjadi bagian dari komitmen DKP Provinsi Bali dalam mendorong tata kelola administrasi keuangan yang lebih modern, transparan, dan akuntabel di lingkungan pemerintahan daerah.
(Diterbitkan sebagai bagian dari publikasi informasi dan panduan inovasi pelayanan Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Bali)
Unduh Dokumen Resmi:
Kenali VOLI Yuk! — pengenalan singkat mengenai inovasi VOLI
Buku Panduan VOLI (10 Langkah) — panduan lengkap tata cara penggunaan
